Corregir los errores inmediatamente y en el mismo lugar (5º estado del espíritu kaizen)

Muchas veces no será fácil.  Si en nuestra empresa, colegio… no están por aplicar metodologías de mejora continua, no se entenderá la supuesta “pérdida de tiempo” que representa dejar el trabajo ordinario para solucionar un problema. Sin embargo, detectar un problema y no hacer nada inmediatamente por solucionarlo implica una pérdida que se va a ir alargando en el tiempo. Tanto tiempo como el que tardemos en resolverlo.

Sin embargo, la mayoría de las veces no se tratará de algo tan complicado que nos lleve horas solucionarlo.

Pongamos un ejemplo muy simple: sala de profesores frecuentemente sin folios. Habría que dejar lo que se está haciendo, sea una reunión o un documento, para ir a buscar el papel. La solución inmediata (o de contención) sería dejar inmediatamente lo que estamos haciendo, hacer esperar a alguien e ir a buscar un paquete de folios. Inicialmente, el problema se ha resuelto inmediatamente y en el mismo lugar.

Pero si esto sucede dos veces a la semana, la solución no es correcta, porque seguimos teniendo el mismo error día tras día, con la consiguiente pérdida de tiempo que supone.

Habría que buscar las causas (no hay nadie con esa tarea asignada, no se compra suficiente papel, no hay un sistema de aviso de que el papel está a punto de acabarse  –el kanban es un buen sistema, otro día hablamos–…).  En ese mismo momento, dejar todo lo demás y ponerse seriamente a resolver la falta frecuente de papel en la sala de profesores.

Los pasos serían:

1. Ir a buscar papel.
2. Buscar la causa del problema (inicialmente, con un análisis simple)
3. Establecer un sistema que asegure el “aprovisionamiento” de papel
4. Escribirlo y hacerlo visible para todos
5. Respetarlo.

Y lo hemos hecho allí mismo, en el mismo momento en que hemos detectado la falta de folios para la impresora de la sala de profesores.  Hemos “perdido” 15 minutos (a lo sumo), pero ya no perderemos 5 minutos cada 3 días.

A mis alumnos, pequeños de edad y de estatura, se les cayeron sus archivadores de fichas la primera vez que los cogieron.  Estaban donde estaban por “tradición” (siempre habían estado ahí, y ahí están en todas las aulas del colegio).  La primera vez, pensé que sería un problema puntual y que con la práctica se solucionaría. Pasó una segunda vez. Ahí detuve la clase y lo que estábamos haciendo. El problema era que estaban situados demasiado altos para ellos. Cambiamos de sitio los archivadores, a unas estanterías al alcance de su mano y de sus ojos. Dedicamos 5 minutos, pero ya nadie más ha tenido que volver a dedicar media hora a reordenar sus fichas caídas y a volverlas a poner en su clasificador.

Solucionar en el mismo momento y en el mismo lugar, o no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.